Politique de confidentialité
Dernière révision : 18 janvier 2025
Cette politique décrit comment luntheraqen collecte, gère et protège vos informations lorsque vous interagissez avec nos services de stratégies marketing destinés aux entreprises. Elle s'organise autour du cycle de vie des données : leur apparition dans nos systèmes, leur traitement, leur conservation, puis leur disparition.
Origine des informations que nous recevons
Les informations apparaissent dans nos systèmes à différents moments de votre parcours. Lorsque vous remplissez un formulaire de contact, vous nous transmettez directement votre nom, votre adresse électronique, le nom de votre société et parfois votre numéro de téléphone. Ces éléments arrivent chez nous parce que vous avez choisi de les partager.
D'autres détails émergent de manière moins visible. Votre navigateur nous envoie des informations techniques : le type d'appareil que vous utilisez, sa configuration linguistique, l'adresse IP attribuée par votre fournisseur d'accès. Ces données se génèrent automatiquement lors de toute connexion à notre site.
Quand vous échangez avec nous par courriel ou téléphone, le contenu de ces conversations est enregistré dans nos outils de gestion client. Si vous participez à un webinaire ou téléchargez un document, cette action laisse une trace dans nos systèmes.
Nous ne collectons jamais d'informations sensibles comme vos données bancaires, votre origine ethnique, vos opinions politiques ou vos données de santé. Notre activité ne nécessite pas ces catégories d'informations.
Raisons justifiant la détention de vos données
Chaque catégorie d'information répond à une nécessité opérationnelle précise. Vos coordonnées nous permettent de répondre à vos demandes de renseignements. Sans votre adresse électronique, nous ne pourrions pas vous envoyer la documentation que vous avez sollicitée.
Les détails concernant votre entreprise — son secteur, sa taille, ses défis actuels — nous aident à personnaliser nos recommandations. Quand vous nous parlez de vos besoins spécifiques en marketing digital, ces éléments façonnent les solutions que nous proposons ensuite.
Les informations techniques servent principalement à détecter les problèmes. Si notre site ne s'affiche pas correctement sur certains navigateurs, ces données nous aident à identifier et corriger le dysfonctionnement.
Finalités contractuelles et commerciales
- Organiser des rendez-vous et préparer des propositions commerciales adaptées
- Gérer la facturation et le suivi administratif des prestations
- Maintenir une communication régulière sur l'avancement des projets
- Vous informer de nos nouveaux services susceptibles de vous intéresser
Nous n'utilisons jamais vos données à des fins sans rapport avec notre activité de conseil en marketing. Elles ne servent pas à construire des profils comportementaux détaillés ni à alimenter des systèmes de profilage automatisé.
Manipulation et accès interne aux informations
À l'intérieur de luntheraqen, seules certaines personnes peuvent consulter vos informations. Notre équipe commerciale accède aux coordonnées et aux détails de vos échanges pour assurer le suivi de votre demande. Les consultants qui travaillent sur votre projet peuvent voir les informations nécessaires à la réalisation de leur mission.
Notre service comptabilité accède uniquement aux données de facturation : nom de société, adresse, montants. Il ne voit pas l'historique de vos échanges ni les détails stratégiques de votre dossier.
Nous travaillons avec un système de permissions graduées. Chaque membre de l'équipe dispose d'un accès limité à ce qui est strictement indispensable pour accomplir sa fonction. Cette segmentation réduit les risques d'exposition accidentelle.
Les traitements automatisés concernent principalement la gestion des courriels : tri, archivage, recherche. Aucune décision importante vous concernant n'est prise uniquement par un algorithme. Les propositions commerciales, les recommandations stratégiques et les décisions de collaboration impliquent toujours une analyse humaine.
Circulation de vos données vers l'extérieur
Dans certaines situations, vos informations quittent notre organisation. Cela se produit quand nous devons faire appel à des prestataires techniques pour assurer le fonctionnement de nos services.
Catégories de destinataires externes
Notre hébergeur web stocke les informations que vous nous transmettez via notre site. Il s'agit d'une société française soumise aux règles européennes de protection des données. Son rôle se limite à maintenir les serveurs opérationnels.
Nous utilisons un service de messagerie professionnelle pour gérer nos communications. Vos courriels transitent par cette infrastructure. Le prestataire agit uniquement comme intermédiaire technique, sans exploiter le contenu des messages.
Si vous payez par carte bancaire, les données de paiement sont traitées directement par notre partenaire bancaire. Nous ne voyons jamais vos coordonnées bancaires complètes — seulement une confirmation de transaction.
Tous nos prestataires sont liés par des accords contractuels qui leur interdisent d'utiliser vos informations pour leurs propres besoins. Ils ne peuvent traiter ces données que selon nos instructions et dans les limites nécessaires au service rendu.
Situations exceptionnelles de divulgation
Dans de rares circonstances, nous pouvons être contraints de communiquer certaines informations aux autorités. Cela arrive uniquement en réponse à une demande légale formelle : réquisition judiciaire, contrôle fiscal, enquête administrative. Nous vérifions systématiquement la légitimité et la portée de ces demandes avant d'y répondre.
Protection et mesures de sécurité
Notre approche de la sécurité repose sur plusieurs couches de protection. Les connexions à notre site utilisent le chiffrement SSL, ce qui rend les données illisibles pendant leur transit sur internet. Les informations stockées sur nos serveurs sont protégées par des pare-feu et des systèmes de détection d'intrusion.
L'accès à nos systèmes internes nécessite une authentification forte. Chaque membre de l'équipe utilise un identifiant personnel et un mot de passe robuste. Nous révisons régulièrement qui a accès à quoi, et désactivons immédiatement les comptes des personnes qui quittent l'organisation.
Nous effectuons des sauvegardes hebdomadaires pour prévenir la perte de données en cas d'incident technique. Ces copies sont stockées dans un lieu distinct de nos serveurs principaux.
Malgré ces précautions, aucun système n'est infaillible. Le risque zéro n'existe pas en matière de sécurité informatique. Des facteurs indépendants de notre volonté — faille de sécurité inconnue, attaque sophistiquée, défaillance matérielle — peuvent potentiellement compromettre la protection de vos données.
En cas de violation de sécurité susceptible de présenter un risque pour vos droits, nous vous en informerons dans les 72 heures suivant notre prise de connaissance de l'incident, conformément aux obligations réglementaires.
Capacité de contrôle et droits d'intervention
Vous gardez la maîtrise sur les informations que nous détenons. À tout moment, vous pouvez nous demander de vous transmettre une copie complète de ce que nous savons sur vous. Cette extraction inclut toutes les catégories de données : coordonnées, historique des échanges, notes internes relatives à vos demandes.
Modifications et corrections
Si des informations sont inexactes ou obsolètes, vous pouvez exiger leur correction. Par exemple, si votre fonction a changé ou si vous avez déménagé, nous mettrons à jour ces éléments dès réception de votre demande. La rectification intervient généralement sous 48 heures.
Limitation du traitement
Vous pouvez nous demander de geler temporairement l'utilisation de certaines données. Dans ce cas, nous conservons les informations mais cessons de les exploiter, sauf pour des raisons légales impérieuses. Cette option est utile si vous contestez l'exactitude des données et souhaitez qu'on suspende leur traitement le temps de vérifier.
Opposition aux communications commerciales
Chaque courriel commercial que nous envoyons contient un lien de désinscription. Un clic suffit pour arrêter ce type de communication. Vous continuerez à recevoir les messages liés à la gestion de votre compte ou de vos prestations en cours, mais plus les actualités et offres commerciales.
Le droit à l'effacement n'est pas absolu. Nous devons conserver certaines informations pour respecter nos obligations légales, notamment en matière comptable et fiscale. Les factures et documents associés doivent être gardés dix ans. En dehors de ces contraintes, nous supprimons vos données sur simple demande.
Portabilité des données
Pour les informations que vous nous avez fournies directement et que nous traitons de manière automatisée, vous pouvez demander une copie dans un format structuré et couramment utilisé. Cela vous permet de transférer ces données à un autre prestataire si vous le souhaitez.
Durée de conservation des informations
La durée pendant laquelle nous gardons vos données varie selon leur nature et leur finalité. Les informations liées à une relation commerciale active restent accessibles tant que cette relation perdure.
Quand vous devenez client, nous conservons votre dossier pendant toute la durée du contrat, puis trois années supplémentaires après la fin de notre collaboration. Ce délai correspond à la prescription commerciale standard en France.
Si vous nous contactez pour une demande de renseignement mais que vous ne devenez pas client, nous gardons votre demande pendant deux ans. Au-delà, si aucune nouvelle interaction n'a eu lieu, les informations sont supprimées.
Les documents comptables et fiscaux suivent un régime particulier : dix ans de conservation obligatoire à partir de la clôture de l'exercice. Cette règle s'impose à toutes les entreprises françaises et nous ne pouvons y déroger, même sur demande expresse.
Les sauvegardes techniques sont écrasées selon un cycle mensuel. Une information supprimée de nos systèmes actifs peut donc subsister temporairement dans une sauvegarde, mais disparaîtra définitivement lors du renouvellement de cette sauvegarde.
Déclencheurs d'effacement
- Arrivée à terme des délais de conservation prévus
- Demande explicite d'effacement de votre part, dans les limites légales
- Retrait du consentement lorsque celui-ci constitue la base légale du traitement
- Constatation que les données ne sont plus nécessaires aux finalités initiales
Fondements juridiques et conformité réglementaire
Nos traitements de données reposent sur plusieurs bases légales distinctes selon les situations. Lorsque vous devenez client, l'exécution du contrat justifie que nous collections et utilisions les informations nécessaires à la prestation de service.
Pour les communications commerciales adressées à des prospects, nous nous appuyons sur l'intérêt légitime : notre besoin raisonnable de développer notre activité, à condition de respecter vos droits et de ne pas franchir les limites de ce que vous pouvez raisonnablement attendre.
Dans certains cas spécifiques, nous sollicitons votre consentement explicite. Par exemple, si nous souhaitons utiliser votre témoignage client dans nos supports de communication, nous vous demandons au préalable une autorisation claire et révocable.
Nous sommes soumis au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) qui encadre le traitement des données personnelles dans l'Union européenne. Notre activité s'exerce exclusivement en France, ce qui nous place également sous l'autorité de la CNIL, l'autorité française de contrôle.
Transferts hors Union européenne
Nous avons fait le choix délibéré de travailler uniquement avec des prestataires établis dans l'Union européenne. Vos données ne quittent pas l'espace juridique européen, ce qui évite les complications liées aux transferts internationaux et garantit l'application continue du RGPD.
Distinction avec la politique relative aux traceurs
Ce document traite exclusivement de la confidentialité de vos données personnelles. Il ne couvre pas les aspects liés aux cookies, balises, pixels et autres technologies de suivi utilisées sur notre site internet.
Ces éléments techniques font l'objet d'une politique distincte que vous pouvez consulter sur notre site. Cette séparation permet d'aborder chaque sujet avec le niveau de détail nécessaire sans mélanger des problématiques différentes.
Nous joindre sur les questions de confidentialité
Les interrogations concernant le traitement de vos informations méritent des réponses précises. Nous avons désigné un interlocuteur spécifique pour traiter ces sujets.
Toute demande d'exercice de vos droits ou question relative à cette politique peut être adressée par écrit à notre siège social ou par voie électronique. Nous nous engageons à répondre sous un mois maximum, délai qui peut être prolongé de deux mois en cas de demande complexe.
Si notre réponse ne vous satisfait pas, ou en l'absence de réponse dans les délais impartis, vous disposez du droit de saisir la CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés), autorité compétente en matière de protection des données personnelles en France.